---

Wat is een Value Stream Team

Een Value Stream Team beheert één of meerdere Value Streams binnen een organisatie. Dit team is verantwoordelijk voor het beheer en het optimaliseren van de Value Stream. In het meest ideale geval is een Value Stream Team ook verantwoordelijk voor het beheren, ontwikkelen en uitrollen van de oplossingen en producten die binnen de Value Stream worden gebruikt. Denk hierbij aan IT systemen die in de Value Stream worden gebruikt door medewerkers of klanten.

Een Value Stream Team kan worden gezien als een organisatie binnen een organisatie. Het werkt een eigenaar (Product Owner), werkt zoveel mogelijk autonoom en ontwikkeld haar producten zelfstandig om waarde te leveren aan haar klanten. Doordat het team autonoom werkt en zelf verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van de producten en verdere optimalisatie van de dienstverlening, kan het veel sneller handelen en reageren op gewijzigde prioriteiten en wijzigende marktomstandigheden. Ook speelt het veel sneller in op trends en innovaties. Een Value Stream Team heeft al de vaardigheden en resources om waarde te leveren. Uiteraard moeten de doelen van een Value Stream Team wel gelinkt zijn aan de strategische doelen van de organisatie en bijdragen aan het overkoepelende succes.

Afstemming tussen Value Stream Teams
Ondanks dat Value Stream teams autonoom opereren dient er daarom wel degelijk afstemming plaats te vinden tussen de verschillende Value Stream Team (en eventueel Product Teams) en het Leadership Team. Vanuit het Leadership Team kunnen er bijvoorbeeld Epics worden gedefinieerd die impact hebben op de Value Streams beheert door een Value Stream Team. Het team zal van deze Epics de impact moeten bepalen, helpen bij het vaststellen van de features en het opstellen en uitvoeren van de Stories.

Wanneer een Epic meerdere Value Streams raakt zullen de Value Stream Teams ook onderling de werkzaamheden, prioriteiten en planningen moeten afstemmen. Dit gebeurt meestal tijdens PI Planning of Big Room Planning evenementen.

Wat is de samenstelling van een Value Stream Team

In het meest ideale geval is een Value Stream Team lid toegewijd aan slechts 1 Value Stream Team. Op het moment dat een teamlid onderdeel is van meerdere Value Stream Teams zal deze persoon zijn aandacht moeten verdelen over meerdere teams. Niet alleen zal hierdoor het aantal teammeetings stijgen, waardoor de medewerker minder effectief wordt, ook zal deze medewerker wellicht te maken krijgen met conflicterende prioriteiten en planningen. Ook het switchen tussen taken zal niet bijdragen aan de effectiviteit van de medewerker.

DevOps teams
Een Value Stream Team beschikt over alle middelen die het nodig heeft om waarde te leveren aan de klant. Hieronder vallen ook de resources die verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen opleveren van de oplossingen en producten die in de Value Stream worden gebruikt om waarde te leveren voor de klant. Dit kunnen bijvoorbeeld de IT systemen zijn. In het geval dat zowel de Development resources en Operational resources deel uit maken van het zelfde team dan spreken we van een DevOps team.

In situaties waar het niet mogelijk is, om beide type resources te bundelen in 1 team, maken we vaak het onderscheid tussen Operational Value Streams en Development Value Streams. Deze Value Streams hebben dan een afhankelijkheid van elkaar. Deze afhankelijkheid houdt in dat de Operational Value Stream de requirements bepaald en dat de Development Value Stream de oplossingen oplevert. Doordat beide teams een eigen prioritering en planning hanteren zal dit minder efficiënt en flexibel zijn dan wanneer beide type resources in een DevOps team werken.

Hoe bepaal je de Value Stream Team leden

Voor het bepalen wie onderdeel moet zijn van een Value Stream Team kijken we in eerste instantie naar alle rollen die onderdeel uit (moeten) maken van de Value Stream. Van deze rollen bepalen we vervolgens welke rollen onderdeel uit maken van het “core” team en welke van het “support” team.

Het “core” team bevat die rollen die een grote rol spelen in, of een grote verantwoordelijkheid hebben binnen, de Value Stream. Bij voorkeur worden deze rollen “dedicated” ingevuld. Dit houdt in dat de persoon die later de rol vervult volledig is toegewezen aan één specifieke Value Stream. “Support” team leden ondersteunen in de praktijk vaak meerdere Value Streams omdat hun rol niet genoeg uren beslaat om aan slechts één Value Stream te worden toegewezen.

Voor het identificeren van de rollen in een Value Stream maken we gebruik van de SIPOC tool en soms ook van Value Stream Mapping. Met de SIPOC tool kunnen we namelijk bepalen welke rollen een belangrijke rol spelen in de Value Stream. Dit helpt bij het identificeren van de “core” team leden. Value Stream Mapping gebruiken om te bepalen wat deze rollen exact in de Value Stream doen. Dit helpt bij het inschatten of één rol door één persoon kan worden uitgevoerd of dat er meerdere personen dezelfde rol moeten uitvoeren. Dit hangt vaak af van de hoeveelheid en type activiteiten die een rol moet uitvoeren, de benodigde tijd per activiteit en de verwachte hoeveelheid transacties die door de Value Stream worden verwerkt. Indien de Value Stream Map gebruikt wordt om de teamsamenstelling te bepalen dan dienen onderstaande gegevens in de Value Stream Map te worden vastgelegd:

• Benodigde tijd per activiteit
• Aantal transacties per periode

Stel dat een rol 5 verschillende activiteiten heeft en al deze activiteiten kosten 1 uur om te worden uitgevoerd. Indien de Value Stream per week 5 transacties te verwerken krijgt zal deze rol in totaal 25 uur directe arbeid moeten leveren. Tellen we daarbij de uren die worden besteed aan (team)meetings én de tijd die het kost om te schakelen tussen de diverse activiteiten (Hier gaat ongemerkt veel tijd verloren) dan moet het totaal aantal uur onder de maximaal beschikbare uren blijven om te voorkomen dat de medewerker overbelast raakt.

Als de werkdruk te hoog is voor één persoon zal de rol door meerdere personen moeten worden ingevuld, het aantal transacties moeten worden verlaagd of de hoeveelheid tijd die benodigd is voor de activiteiten moeten worden verminderd (Continuous Improvement).

Met behulp van de Value Stream Map kan ook worden bepaald of bepaalde activiteiten, die nu nog door meerdere rollen worden uitgevoerd, in de toekomst wellicht door één rol kan worden uitgevoerd. Dit houdt dus in dat één persoon meerdere type activiteiten zal gaan uitvoeren. Dit noemen we in de praktijk vaak “Multi-skilled employees”. Dit versnelt het proces en voorkomt risico’s (bijvoorbeeld door afwezigheid van medewerkers tijdens vakanties).

Conclusie

Value Stream Teams zijn de dragende kracht achter de uitvoering van Epics in een organisatie. Niet alleen beheren en optimaliseren ze de Value Stream als Team, ze zijn ook verantwoordelijk voor het vertalen van een visie, een epic, in een werkend product of model.