Wat is value stream mapping?

Value stream mapping is een techniek die lang geleden al gebruikt werd om processen in kaart te brengen. Een ander woordt voor processen is Value Streams. Het waren Jim Womack and Dan Jones die het principes van Value Streams introduceerde als onderdeel van Lean Thinking. Deze principes vormden een van de bases voor Lean Management (Toyota Production System). Uiteindelijk waren het John Shook and Mike Rother, pioniers op het gebied van materiaal en informatie flow mapping, die in 1998 de werkwijze van Toyota verder documenteerde en beschikbaar maakten voor het grote publiek. De klassieke wijze van Value Stream Mapping wordt tot op vandaag nog steeds toegepast al zijn er inmiddels wel meerdere variaties van de aanpak in omloop die meer gericht zijn op Informatie en Innovatie processen. Deze nieuwere varianten, die vaak de vorm aannemen van swim lane models, worden daarom veel gebruikt binnen organisaties die een Agile operating model hanteren of Customer Journey Mapping toepassen als onderdeel van een Design Thinking aanpak.

Value stream mapping beschrijft alle belangrijke elementen van een proces om daarmee een overzicht te geven hoe waarde wordt gecreëerd in een proces. Deze elementen zijn onder andere de activiteiten en rollen in het proces, de tijdslijnen en de benodigde tijd, hand-over momenten tussen rollen of afdelingen, de hoeveelheid werk die door het proces stroomt en de communicatie en informatie flows die het proces ondersteunen.

Wat is het doel van value stream mapping?

Het doel van value stream mapping is het creeren van een totaaloverzicht van de Value Stream zodat duidelijk wordt:

• Hoe waarde wordt gecreëerd in de value stream
• Wie waar een rol in speelt of verantwoordelijk voor is
• Wat de huidige prestaties en resultaten van de value stream zijn (vaak uitgedrukt in kwaliteit, snelheid of kosten)
• Waar problemen, issues of verspillingen in de value stream zitten die de prestaties negatief beïnvloeden
• Waar de mogelijkheden voor innovatie zich in de value stream bevinden

Zodra de value stream is gemapped wordt de value stream map gebruikt voor het vormen van een Agile team. Dit Agile Team is autonoom verantwoordelijk is voor de value stream. Ook het ontplooien van Continuous Improvement activiteiten kan tot de taken van het team behoren. In het meest ideale geval betreft het een combinatie van beide waarbij het Agile team verantwoordelijk is voor de operationele uitvoering van de value stream maar ook voor het identificeren en uitvoeren van verbeteringen en innovaties. Ook worden vaak een Team Canvas en RACI opgesteld. In de RACI wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is voor welk stap in het proces. In het Team Canvas wordt onder andere vastgelegd wat de scope van de Value Stream is, welke producten of diensten de value stream levert en de bijbehorende prestatie indicatoren (KPI’s).

Hoe start je Value Stream Mapping

Voor het maken van een Value Stream Map is het noodzakelijk dat je de juiste mensen bij elkaar brengt. Met de juiste mensen bedoelen we de werknemers die daadwerkelijk in de Value Stream werkzaam zijn. Deze werknemers beschikken over de juiste kennis en ervaring om de huidige staat van de Value Stream in kaart te brengen. Vaak betreft het hier de operationele medewerkers belast met de transactionele kant van de Value Stream maar ook de medewerkers verantwoordelijk voor de ontwikkeling en verbetering van de Value Stream. In een ideale situatie betreft het hier dezelfde medewerkers. Deze medewerkers vormen samen het Value Stream Team. Naast de medewerkers die actief zijn in de Value Stream nodigen we ook vertegenwoordigers uit van ” aanpalende” Value Streams. In veel gevallen zullen zij of de interne klant van de Value Stream zijn, of een afhankelijkheid waar in de toekomst wellicht rekening mee moet worden gehouden. Denk hierbij aan de Product Teams die de oplossingen ontwikkelen die door de Value Stream wordt gebruikt om waarde te leveren aan (interne) klant.

Om al deze medewerkers in kaart te brengen, beginnen we vaak met het maken van een SIPOC diagram. Een SIPOC diagram komt voort uit Lean Management en beschrijft onder andere alle “Suppliers” in een Value Stream. Een Supplier is iedere rol die iets aanlevert aan de Value Stream. Dit kunnen zowel fysieke als non-fysieke inputs (kennis of informatie) zijn.

Nadat alle rollen zijn bepaald kunnen de medewerkers die die rol vervullen worden uitgenodigd voor de Value Stream Map sessie. Welke onderdelen in de Value Stream Map worden besproken en gevisualiseerd bespreken we hieronder.

Uit welke onderdelen bestaat een Value Stream Map

Value Stream Mapping is het visueel weergeven van een Value Stream. De wijze waarop de Value Stream wordt gevisualiseerd is niet vastgelegd of voorgeschreven en verschilt vaak per organisatie. Soms verschilt het zelfs binnen een organisatie, per Value Stream. Een Value Stream van een Productie proces is nou eenmaal anders dan de Value Stream van een Order to Cash proces. De karakteristieken van de Value Stream bepalen uiteindelijk wat de beste manier is om een Value Stream te visualiseren.

Wat welk belangrijk is, is welke elementen worden gevisualiseerd. In de meeste Value Stream Maps zal je de volgende elementen terug zien keren:

• Rollen
• Activiteiten
• Inputs en Outputs
• KPI’s & Data
• Producten / Systemen
• Communicatie en informatie flows

Rollen
In een Value Stream zijn vrijwel altijd meerdere rollen actief. Deze rollen moeten worden weergegeven zodat de activiteiten in de Value Stream kunnen worden gekoppeld aan de rol die de activiteiten uitvoert. Hiermee worden de verantwoordelijkheden binnen de Value Stream duidelijk. Ook wordt, zodra de workload is bepaald (als onderdeel van de KPI’s & Data), zichtbaar hoeveel resources er per rol noodzakelijk zijn. Wanneer de activiteiten gekoppeld zijn aan de rollen kan ook gericht worden gewerkt aan Multi Skilled Resources. Dit houdt in dat een werknemer die een bepaalde rol vervult, getraind wordt om activiteiten die voor of na de eigen activiteiten plaats vinden, uit te voeren. Hiermee wordt het team meer Agile, teamleden kunnen elkaar helpen of elkaar waarnemen (bijvoorbeeld tijdens vakanties). Na het visualiseren van de Value Stream kunnen de rollen en verantwoordelijkheden worden gedocumenteerd in een RACI model.

Activiteiten
In een Value Stream draait het voornamelijk om de activiteiten. De activiteiten die binnen de Value Stream worden uitgevoerd om tot een resultaat, een product of dienst, voor de (interne klant te komen. Het betreft hier alle activiteiten die worden uitgevoerd. Niet alleen de waarde toevoegende activiteiten zijn belangrijk maar ook de niet-waarde toevoegende activiteiten. Niet-waarde toevoegende activiteiten zijn die activiteiten waar de klant niet bereid is om voor te betalen, de het niet erg vind als ze niet meer worden uitgevoerd of die activiteiten die niet absoluut noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering van de organisatie. De activiteiten worden als volgt opgeschreven: <werkwoord><zelfstanding naamwoord>. Door met een werkwoord te beginnen wordt duidelijk dat het om een activiteit gaat. Het zelfstandig naamwoord helpt bij het bepalen welke input worden gebruikt of welke output worden gecreëerd.

Inputs & Outputs
In een Value Stream wordt een input getransformeerd tot een output. Deze transformatie is datgene dat waarde toevoegt voor de klant. Het is daarom belangrijk om in de Value Stream te bepalen hoe deze transformatie plaats vindt en of deze transformatie efficiënt en effectief is.

KPI’s & Data
Het bepalen hoe efficient en effectief een Value Stream is gebeurt op basis van Value Stream Key Performance Indicators. Deze KPI’s worden uitgedrukt in Kwaliteit, Snelheid en Kosten.

• Kwaliteit: Wat is de kwaliteit die we aan de klant leveren. Zit er rework in het proces of ontvangt de klant defects. De KPI kan bijvoorbeeld het ” % Defects per Million Opportunities (DPMO)” of een Perfect Order Ratio zijn.
• Snelheid: Hoe snel leveren we aan de klant of hoe snel kunnen we wijzigen doorvoeren. De KPI kan bijvoorbeeld zijn de “Gemiddelde Proces Lead Time” of het “% On Time delivery”.
• Kosten: Wat is onze toegevoegde waarde waard. De KPI kan bijvoorbeeld zijn “kosten per product” of ” “kosten per transactie”.

Deze KPI’s kunnen in de Value Stream worden aangebracht bij de Outputs die de Value Stream oplevert in het geval van Kwaliteit of Kosten. In het geval van Kwaliteit worden de KPI’s vaak opgesteld per controle of check moment in de Value Stream. Heeft de Value Stream meerdere momenten waarop de kwaliteit wordt gecontroleerd dan worden de kwaliteits KPI’s per controle moment opgesteld en weergegeven. In het geval van Snelheid, bijvoorbeeld Process Lead Time, wordt vaak in de Value Stream weergegeven waar de tijdsmeeting start, eindigt en wat de gemiddelde doorlooptijd is.

Producten / Systemen
In Value Stream Map leggen we ook vast welke producten en systemen worden gebruikt om de Value Stream uit te voeren. Deze producten en systemen worden vaak door andere Value Streams gecreëerd, namelijk door de Development Value Streams (of Product Teams). Door de gebruikte producten en systemen in kaart te brengen, krijgen we inzicht in de afhankelijkheden tussen de diverse Value Streams. Deze afhankelijkheden kunnen van invloed zijn op de planning van werkzaamheden en innovaties. Ook kan ervoor worden gekozen indien een systeem uitsluitend door 1 Value Stream wordt gebruikt om de Operational Value Stream en de Development Value Stream te integreren in een DevOps Team.

Communicatie en informatie flows
Klassieke Value Stream Maps (bijvoorbeeld uit Lean Management) bevatten vaak alleen de fysieke flow. De communicatie en informatie flows worden niet gemapped. Echter, in de huidige wereld waar ICT een steeds belangrijkere plaats in neemt (geen enkel process kan zonder ICT) is het belangrijk dat communicatie en informatie (al dan niet digitaal) ook wordt gemapped. In veel gevallen betekent communicatie namelijk een hand-over tussen medewerkers of afdelingen. Deze hand-over momenten zijn vaak een oorzaak van vertragingen in processen en door deze te mappen kunnen ze worden geïdentificeerd en geëlimineerd.

Wat zijn de uitdagingen bij Value Stream Mapping

Wanneer je een Value Stream gaat mappen is het belangrijk dat iedere rol is vertegenwoordigd tijdens de mapping sessie. Alle rollen komen bij elkaar om de Value Stream uit te tekenen. Door bij elkaar te komen en te zien wat andere rollen precies doen in een Value Stream ontstaat inzicht in, en begrip voor, elkaars activiteiten. Dit inzicht zorgt uiteindelijk voor een hogere kwaliteit en snelheid in het proces. Om te bepalen welke rollen vertegenwoordigd moeten zijn kan gebruik worden gemaakt van een SIPOC.

Idealiter wordt een Value Stream Map gemaakt door alle rollen en personen bij elkaar te brengen in 1 ruimte omdat dat de interactie vergroot en het visueel management aspect beter kan worden benut. Inmiddels zijn er ook tools in gebruik die een virtuele sessie mogelijk maken als lijkt dat in de praktijk minder effectief te zijn.

Conclusie

Het maken van een Value Stream Map is een eerste en bijna onmisbare stap bij het transformeren van een organisatie. Het visualiseren van de processtappen in combinatie met het in kaart brengen van de rollen, de verantwoordelijkheden, de systemen en producten die worden gebruikt en de prestaties (uitgedrukt in Key Performance Indicators) creëert een duidelijk beeld van de huidige situatie. Op basis van de huidige situatie en de gewenste situatie kunnen vervolgens de acties worden bepaald als onderdeel van de transformatie.