Value Stream Key Performance Indicators

Wat zijn Value Stream Key Performance Indicators

Value Stream Key Performance Indicators (KPI) zijn meetbare indicatoren die worden gebruikt om de impact van verbeteringen op, en de prestaties van, een value stream te evalueren. Deze evaluatie vindt plaats tegen vooraf bepaalde doelstellingen. Komen de Value Stream Key Performance Indicators overeen met, of overtreffen ze, de vooraf bepaalde doelstellingen dan is het value stream team succesvol in het managen van de value stream en in hun bijdrage aan de strategische onderwerpen van de organisatie. 

Value Stream KPI’s worden namelijk gebruikt om de strategische feedback loop af te ronden. Met de strategische feedback loop wordt bedoeld het process van:

  1. Het bepalen van strategische onderwerpen en het stellen van concrete meetbare doelen (OKR’s, Objectives and Key Results en de Epic Hypothesis Statement)
  2. Het afbreken van deze strategische onderwerpen naar concrete initiatieven
  3. Het managen van de Portfolio Kanban (als onderdeel van Portfolio Management)
  4. Het afbreken van concrete initiatieven naar concrete acties binnen de Value Stream Teams
  5. Het uitvoeren van de acties
  6. Het meten van de Value Stream KPI’s en deze vergelijken met de OKR’s

Binnen Agile zijn Value Stream Key Performance Indicators belangrijk. Ze helpen namelijk bij het gedecentraliseerde beslissingsmodel dat onderdeel is van Agile. Hierbij gaan we er vanuit dat het senior management het doel, en de value stream teams de uiteindelijke oplossing bepaalt. De Value Stream KPI’s helpen het management om te bepalen of de geïmplementeerde oplossingen de organisatie daadwerkelijk dichter bij het doel brengen.

Om Value Stream Key Performance Indicators te kunnen beoordelen is het noodzakelijk dat bij het stellen van concrete meetbare doelen ook de baseline performance wordt bepaald. Deze baseline performance is onderdeel van de OKR’s en heeft vaak de vorm van een Lagging KPI. De Value Stream KPI’s daarentegen zijn vaak Leading KPI’s

Leading vs Lagging KPI’s

De meeste bedrijven hebben al een standaard set van KPI’s in gebruik. Deze verschillen echter vaak van Value Stream KPI’s. De standaard KPI’s zijn vaak output gefocust en geven inzicht in historische gegevens. Ze beschrijven de resultaten uit het verleden. Voorbeelden hiervan zijn: Omzet, kosten per product, Netto Promotor Scores, medewerkerstevredenheid score. Deze standaard KPI’s worden ook lagging KPI’s genoemd en moeten worden gebruikt voor vergelijkingen (bijvoorbeeld omzet in verschillende jaren)

Value Stream Key Performance Indicators zijn echter indicatoren die het proces direct volgen en waarvan de onderliggende waarden of activiteiten (direct) impact hebben op de lagging KPI’s. Value Stream KPI’s worden dan ook de Leading KPI’s genoemd. Leading KPI’s hebben een voorspellend karakter ten opzichte van de lagging KPI’s en worden gebruikt om prestaties te sturen. Indien we in staat zijn om de leading KPI’s te beïnvloeden, dan beïnvloeden we uiteindelijk ook de lagging KPI’s

Leading KPIs vs Lagging KPIs

Een tweetal voorbeelden
Een bedrijf heeft als ambitie om de omzet te verhogen. Uit onderzoek blijkt dat het aantal eenmalige klanten hoog is. Door het aantal terugkerende klanten te verhogen denkt men de omzet te kunnen doen stijgen. De ambitie om het aantal terugkerende klanten te verhogen wordt gedeeld het het Customer Value Stream Team. Binnen dat team denkt men het aantal klanten dat meerdere aankopen doet te kunnen doen stijgen door het aantal klanten dat de app van het bedrijf heeft gedownload te verhogen. De omzet is de lagging KPI, Het percentage terugkerende klanten en het % klanten dat de App installeert zijn beide leading KPI’s (al liggen ze beide op een ander niveau.)

Als het aantal app downloads stijgt, stijgt het aantal terugkerende klanten. Als gevolg daarvan stijgt de omzet.

Een bedrijf dat een Safety First ambitie heeft meet het aantal incidenten met lichamelijk letsel als lagging KPI. Als leading KPI meten ze het aantal medewerkers dat een helm draagt tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden. Als het aantal medewerkers dat een helm draagt tijdens werkzaamheden stijgt, zal het aantal incidenten met lichamelijk letsel afnemen.

Op basis van deze Value Stream Key Performance Indicators zal het Customer Value Stream Team activiteiten ontplooien die het aantal downloads van de app verhogen. Door een KPI structuur van leading and lagging KPI’s te gebruiken krijgt iedere Value Stream zijn eigen KPI’s. Deze set KPI’s is direct gelinkt aan de bedrijfsdoelstellingen en hierdoor wordt het voor het Value Stream Team duidelijk hoe zij bijdragen aan het succes van de organisatie.

Hoe definieer je Value Stream Key Performance Indicators.

Value Stream Key Performance Indicators hebben betrekking op een Value Stream en moeten de prestaties van die Value Stream weergeven. Deze prestaties worden uitgedrukt in Kwaliteit, Snelheid en Kosten. Value Stream Key Performance Indicators zijn Leading KPI’s en worden soms ook Process Performance Indicators genoemd. Dit betekent dat ze de prestatie van het proces, de value stream, meten en niet de gecreëerde output zoals als revenue of aantallen geproduceerd.

Het opstellen van Value Stream Key Performance Indicators begint bij Value Stream Mapping. Nadat de gehele Value Stream in kaart is gebracht, wordt bepaald hoe deze meetbaar gemaakt kan worden. Hiervoor kijkt men als eerste naar de Inputs. De Inputs zijn de Outputs van een andere Value Stream. Indien deze andere Value Stream een interne Value Stream is dan kunnen de Key Performance Indicators voor deze items worden overgenomen. Indien het geen interne Value Stream betreft dan wordt voor iedere Input bepaalt of deze leidend is voor het proces of niet. Voor leidende Inputs (de meest belangrijke) wordt vervolgens vastgesteld aan welke kwaliteit deze moeten voldoen, hoe snel en hoe vaak ze ter beschikking moeten staan en wat de kosten per keer gebruikt mogen zijn. We beginnen met de Inputs vanwege het principe “Rubbish in is Rubbish out”. Als de Inputs al niet voldoen dan wordt het voor het Value Stream Team bijna onmogelijk om deze te transformeren in een kwalitatieve, tijdige en gunstige geprijsde output.

Na de Inputs komen de Outputs aan de beurt. Hier voeren we dezelfde oefening uit. We bepalen waar een output aan moet voldoen op het gebied van kwaliteit, snelheid en kosten. De Key Performance Indicators die we hiermee opstellen breken we soms nog verder af, afhankelijk van de complexiteit van de Value Stream. In het geval dat een output door meerdere fasen van de Value Stream loopt dan kan het lonen om dezelfde KPI die we hebben opgesteld voor de output ook voor de verschillende fasen op te stellen. Hiermee kan inzicht worden verkregen welke fase minder goed presteert.

Leading KPI's worden opgesteld voor zowel de Inputs als Outputs van een Value Stream

De Value Stream Key Performance Indicators worden nooit opgesteld in absolute getallen maar altijd als een % van het totaal, een gemiddelde of bijvoorbeeld een standaard deviatie. Ze beschrijven de performance over alle transacties heen die hebben plaats gevonden in de Value Stream.

Naast het bepalen van De Key Performance indicators kan het lonen om ook (stratificatie) factoren vast te leggen. Factoren hebben invloed op de KPI. Hierbij kan worden gedacht aan dag van de week, besturingssysteem van de klant, of type klant. Dit kan inzicht geven of de Value Stream anders presteert op maandagen dan vrijdagen, of dat klanten met iOS als operating system een ander gedrag in de Value Stream vertonen dan Android gebruikers, of dat klanten uit het ene segment tot meer kosten leiden dan klanten uit een ander segment. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt door het Value Stream Team om de Continuous Improvement activiteiten op te starten.

Wat zijn de belangrijkste onderdelen van een Value Stream Key Performance Indicator

Een het goed en concreet beschrijven van een KPI voordat deze daadwerkelijk gemeten en gebruikt gaat worden is belangrijk. Het helpt bij het bepalen van wat gemeten moet worden en wat gemeten kan worden. De belangrijkste onderdelen van een KPI zijn:

  • Titel
  • Definitie
  • Formule
  • Bron
  • Frequentie
  • Verantwoordelijke
  • Eigenaar
  • Doel of Minimaal Acceptabel Resultaat

Titel
Een Value Stream KPI moet een duidelijke titel hebben die in 1 opslag weergeeft waar deze KPI over gaat. Idealiter is de titel positief opgesteld.

Positief: Perfect Order Ratio
Negatief: Aantal Defecten per 100 orders

Een positief geformuleerde titel zal motiverend werken en het daardoor makkelijker maken om het Value Stream Team gericht aan continue verbeter activiteiten te laten werken.

Definitie
Een definitie beschrijft in detail en concreet wat de KPI weergeeft. Wat wordt er gemeten, in welke eenheden wordt er gemeten en waarom meten we dit. Uit de definitie moet onomstotelijk blijken wat er gemeten wordt en waarom dit belangrijk wordt. Er mogen geen meerdere interpretaties mogelijk zijn en de definitie moet door iedereen hetzelfde worden uitgelegd. Het kan helpen om Use Cases, Customer Journeys of Value Stream Maps als voorbeeld of referentie toe te voegen.

Formule
Als de Value Stream KPI niet bestaat uit een eenvoudige optelling van gebeurtenissen dan is het raadzaam om ook de formule van de KPI volledig uit te schrijven. Indien er nog discussie ontstaat over de definitie dan kan de formule duidelijkheid verschaffen over wat wel en wat niet in scope is van de KPI. Denk hierbij bijvoorbeeld aan KPI’s gericht op doorlooptijden. In vrijwel alle gevallen worden hiervoor 2 meetmomenten in een proces gebruikt die van elkaar worden afgetrokken om de doorlooptijd tussen beide meetmomenten te bepalen. Er kunnen echter nog meer meetmomenten in de Value Stream aanwezig zijn. Door de formule uit te schrijven wordt duidelijk welke meetmomenten daadwerkelijk worden gebruikt en welke onderdelen van de Value Stream binnen of buiten de Value Stream KPI vallen.

Bron
Wanneer de formule wordt uitgeschreven dan documenteren we ook gelijk uit welk systeem of database de betreffende data wordt verzameld. Dit helpt bij het bepalen wie de de data dient te verzamelen en te verwerken (de verantwoordelijke) en de frequentie waarin de data kan worden opgeleverd. Indien de data uit een datawarehouse komt dan kan de frequentie hoger liggen dan wanneer een grote dataset uit een operationeel systeem moet worden verkregen (het exporteren van grote datasets kan een negatieve impact hebben op de performance van operationele systemen).

Frequentie
Hoe vaak en wanneer wordt de KPI geüpdatet door de verantwoordelijke. Het is belangrijk dat de frequentie aansluit op de meeting structuur van het Value Stream Team zodat het team tijdens hun performance dialoog beschikking heeft over up to date informatie en niet besluitvorming toepast op verouderde data.

Verantwoordelijke
De verantwoordelijke is de persoon die de data verzameld en verwerkt tot een presenteerbare KPI. Afhankelijk van de rol zal deze persoon ook een analyse uitvoeren op de KPI (bijvoorbeeld door naar stratificatie factoren te kijken) en advies geven aan de Product of Epic Owner en de Value Stream Teams.

Eigenaar
De verantwoordelijke voor het verzamelen en opstellen van de data is niet dezelfde persoon als de Eigenaar. De eigenaar van de KPI is degene die besluit wanneer een KPI leidt tot een actie. Dit is in vrijwel alle gevallen de Product Owner of de Epic Owner. Deze beslist wanneer de performance onvoldoende is, of niet meer in lijn is met de visie en strategie. Vervolgens wordt dit besluit gedeeld met de Value Stream Teams die impact hebben op de KPI. De Value Stream Teams wordt dan gevraagd om met voorstellen te komen hoe de KPI naar het gewenste niveau kan worden gebracht.

Doel (Target) of Minimaal Acceptabel Resultaat
Niet iedere KPI hoeft een specifiek doel (target) te hebben. Soms worden KPI’s gevolgd om de performance over tijd te waar te nemen (trends). Het doel is dan niet direct performance maar meer het verkrijgen van inzicht.

Maar in het geval dat een KPI wordt gemeten om prestatie verbeteringen te realiseren dan kan het lonen om voorafgaand aan veranderingen en verbeter activiteiten eerst de baseline performance te meten. De baseline performance geeft het huidige prestatie niveau weer. Op basis van de baseline performance kan dan een realistisch doel (target) worden bepaald en gedeeld met de Value Stream Teams.

Conclusie

Value Stream Key Performance Indicators zijn een onmisbare tool om de performance van de Value Streams en hun producten en diensten te meten, te beoordelen en te verbeteren. Een correct Value Stream Key Performance Indicator is een betrouwbare weergave van de werkelijke prestaties van een Value Stream. Op basis daarvan kunnen continue verbeter activiteiten gericht op de Value Stream maar ook op de producten of diensten, of zelfs op de inputs van de Value Stream worden gedefinieerd en uitgevoerd. De resultaten van deze acties kunnen direct worden teruggezien in Value Stream Key Performance Indicator die dichter bij zijn doel komt of zelfs overstijgt.