Value Stream Identification

Value Stream Identification helpt bij inzichtelijk maken van wat een organisatie haar resources aan besteed en hoe het waarde creëert voor haar klanten. Het helpt uitvoeren van de strategie, het opstellen van een KPI structuur, het verdelen van de beschikbare resources en de coördinatie tussen teams en afdelingen.

Value Stream Identification is de eerste stap op weg naar Value Stream Mapping, het in detail uitwerken van alle processen in een organisatie. Value Stream Identification en Value Stream Mapping vormen gezamenlijk de input voor Value Stream Portfolio. Value Stream Identification beperkt zich tot het herkennen en benoemen van de bestaande Value Streams in een organisatie. Soms wordt onder Value Stream Identification ook verstaan, naast het in kaart brengen van de huidige Value Streams (As-Is), ook het in kaart brengen van toekomstige of gewenste Value Streams (To-Be). Met name bij innovatieve ondernemingen vindt dat het vastleggen van gewenste Value Streams veelvuldig plaats als onderdeel van het innovatie proces (Process Design). Product innovaties kunnen namelijk alleen succesvol worden gelanceerd als de proces infrastructuur gelijktijdig met de product innovatie wordt ontwikkeld. Deze proces infrastructuur beslaat dan naast het productieproces ook bijvoorbeeld de ondersteunende processen zoals Sales, Customer Support, Maintenance & Repairs, etc.

Hoe identificeer je Value Streams

Voor het identificeren van Value Streams maken we onderscheid tussen 3 soorten Value Streams:

Het identificeren van Operational Value Streams

We beginnen Value Stream Identification altijd met de Operational Value Streams met een externe klant. Deze zijn namelijk het gemakkelijkst te bepalen en is tevens het startpunt voor het bepalen van beide soorten Development Value Streams. Voor het bepalen van de Operational Value Streams met een externe klant is ons startpunt de producten of diensten die de organisie verkoopt of aanbiedt. Een simpele maar effectieve vragen lijst is de volgende:

  1. Welke producten of diensten produceert of levert de organisatie?
  2. Welke kanalen of markten bedient de organisatie?
  3. Wat is het volume per combinatie van product/dienst met ieder kanaal of markt?

De eerste twee vragen helpen bij het identificeren van de Operational Value Streams. De uitkomst kan bijvoorbeeld zijn dat we vliegtickets, hotel overnachtingen, losse excursies en pakketreizen verkopen binnen de kanalen Business-to-Business en Business-to-Consumer. De Value Streams zijn dan als volgt:

  • Vliegtickets B2B
  • Vliegtickets B2C
  • Hotelovernachtingen B2B
  • Hotelovernachtingen B2C
  • Excursies B2B
  • Excursies B2C
  • Pakketreizen B2B
  • Pakketreizen B2C

De derde vraag helpt ons om te bepalen welke Operational Value Streams er daadwerkelijk toe doen. Stel dat het volume van Pakketreizen B2B en Excursies B2B erg laag zijn vergeleken met de andere Value Streams dan kan worden besloten dat deze Value Streams niet relevant zijn, kunnen worden samengevoegd met de Pakketreizen B2C Value Stream en de Excursie B2C Value Stream of wellicht dat hier een kans ligt om het volume van deze Value Streams in de toekomst te verhogen.

Het volume kan worden uitgedrukt in bijvoorbeeld omzet of aantal boekers. Uiteraard dient dit te worden aangepast aan de organisatie waarvoor de Value Stream worden geïdentificeerd.

Voor deze oefening kunnen we een product / kanaal matrix gebruiken

Het identificeren van Development Value Streams

Wanneer de Operational Value Streams zijn geïdentificeerd kunnen we ook de Development Value Streams identificeren. Hiervoor maken we gebruik van de SIPOC tool. In een SIPOC leg je de 5 basis elementen van iedere Value Stream vast, namelijk

  • Supplier
  • Input
  • Process
  • Output
  • Customer

Voor meer informatie over de SIPOC, lees dit artikel: Hoe maak je een SIPOC.

Als startpunt nemen we de Operational Value Streams. Van deze Operational Value Streams bepalen we dan bovenstaande elementen. Voor Value Stream Identification zijn met name de Input en Output elementen belangrijk. Nadat de SIPOC’s zijn gedocumenteerd zoomen we in op de Input en Output elementen van iedere Operational Value Stream.

  • Input: We bepalen alle inputs die de Operational Value Stream ingaan. Van deze inputs bepalen we vervolgens wie deze input aanlevert. Iedere input is namelijk een Output van een ander Value Stream, een “product” dat wordt gecreëerd door een Development Value Stream. Aan de hand van de inputs in een Operational Value Stream kunnen we dus de Development Value Streams identificeren.
  • Output: We bepalen alle outputs die de Operational Value Stream verlaten. Hierbij hebben we 2 opties:
    1. de output is bestemd voor een externe klant
    2. de output heeft een interne bestemming (bijvoorbeeld rapportages

De meeste Value Streams zullen beide typen outputs hebben. De meest interessante outputs zijn echter die met een interne bestemming. Deze kunnen namelijk wijzen op een Operational Value Stream met een interne klant. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld een Sales forecast die als input dient voor de Inkoop Value Stream of een overzicht van gewerkte uren die als input dient voor de Payroll Value Stream.

De stappen na het identificeren van Value Streams

In het kader van Value Stream Management en Value Stream Mapping loont het om een visuele weergave te maken van de geïdentificeerde Value Streams en hun onderlinge relaties. Op basis van de geïdentificeerde volumes per Operational Value Stream kan vervolgens worden geprioriteerd welke Value Streams als eerste gemapped moeten worden, of welke Value Streams een (dedicated) Value Stream Team krijgen.