Process Improvement voor kleinere bedrijven

Lean

Vaak wordt gedacht dat Process Improvement methodes zoals LEAN, Six Sigma en Kaizen vooral succesvol zijn bij grotere bedrijven. Immers de schaalomvang van grotere bedrijven verhoogt de impact die een proces verbetering zal hebben. Bespaar je 1% arbeid op een bedrijfsomvang van 1.000 fte dan is impact aanzienlijk. Maar 1% besparing binnen een bedrijf van 10 man klinkt al veel minder spannend.

Echter, er zijn diverse redenen waarom kleine bedrijven zich zouden moeten bezig houden met Process Improvement activiteiten.

  • W. Edwards Deming zei ooit: “Als je je activiteiten niet kan uitleggen in de vorm van een proces, dan weet je blijkbaar niet wat je doet”. Hiermee wilde Deming uitleggen dat iedereen in processen werkt. Iedere activiteit die je uitvoert is onderdeel van een proces en pas als je weet hoe dat proces end-to-end in elkaar steekt, weet je hoe een bedrijf toegevoegde waarde levert.

In kleinere bedrijven doet iedereen vaak van alles wat en is iedereen betrokken hele diverse werkzaamheden. Er zijn vaak geen strak omlijnde functies of processen binnen een kleinere onderneming die bepalen welke activiteiten wanneer, hoe en door wie moeten worden uitgevoerd. En toch maken al die activiteiten onderdeel uit van één of meer processen. Op het moment dat een kleiner bedrijf gaat groeien worden die processen vele malen belangrijker omdat die processen vaker wordt gestart en uitgevoerd. Als je 10 orders per dag uitlevert kan je vaak nog wel ad hoc eventuele problemen tussendoor oplossen. Maar als je 1000 orders per dag om de oren krijgt wordt het al een stuk lastiger om alles in goede banen te leiden met een adhoc aanpak. Die problemen moeten dus worden voorkomen door het helder krijgen van de bedrijfsprocessen, deze meer efficiënt in te richten en te documenteren. Veel bedrijven starten hiermee nadat het bedrijf is gegroeid, er veel problemen zijn ontstaan en klanten ontevreden worden of het bedrijfsresultaat onder druk komt te staan. Vaak wordt dan gemeld dat een bedrijf ten onder lijkt te gaan aan haar eigen succes.

En hier ligt nou net de kans voor kleine bedrijven met grote ambitie. Kaizen, LEAN en Six Sigma zijn niet alleen methoden om problemen op te lossen en waste te elimineren. Deze zelfde aanpakken (vooral Kaizen en LEAN) zijn ideaal om je voor te bereiden op de toekomst. Als je weet wat de kracht is van je bedrijf, je kent de strategie van de onderneming en je kent de uitdagingen voor de nabije toekomst dan kan je met behulp van LEAN of Kaizen processen vóórbereiden op de toekomst!

Het preventief doorvoeren van wijzigingen in je processen is een stap die veel groeiende bedrijven vergeten of overslaan. Vaak schalen ze wel op met het aantal medewerkers maar blijven werken in oude bedrijfsprocessen die wellicht goed presteerde toen de onderneming nog klein was, maar inmiddels zo gedateerd zijn dat ze verdere groei kunnen gaan belemmeren.

  • Een tweede kans voor kleine bedrijven om LEAN of Kaizen toe te passen is op het gebied van Customer Intimacy en “added value”. Grotere bedrijven passen LEAN en Kaizen vaak toe om kosten te reduceren. Het aantal grote bedrijven dat proces verbeter methodes gebruikt om de klanttevredenheid te vergroten zijn schaars (al zijn deze bedrijven vaak wel succesvoller dan de bedrijven die het niet doen). Kleinere bedrijven moeten het vaker hebben van een goede binding met klanten, denk maar aan eens aan mond-op-mond reclame en het elkaar bij voornaam kennen van klanten en hun counterparts.

LEAN en Kaizen zijn uitstekend geschikt om deze customer Intimacy te verbeteren. Natuurlijk kan je met LEAN en Kaizen alle verspillingen uit het proces halen. Maar, dat staat niet garant voor een verbeterde Customer Intimacy. Het elimineren van activiteiten die geen toegevoegde waarde op leveren in een proces levert je vaak beschikbare resources op (tijd en/of geld). De wijze waarop je deze vrijgekomen resources benut bepalen vervolgens of je, net als de grote bedrijven, kosten gaat besparen of, als je die resources verstandig investeert, je Customer Intimacy gaat verbeteren. Gebruik je de tijd die is vrijgekomen om werknemers te ontslaan of gebruik je die om wat vaker een persoonlijk gesprek te hebben met je klant, een betere telefonische bereikbaarheid of het sneller kunnen versturen van offertes?

Met de wetenschap van bovenstaande punten is het dus eigenlijk heel logisch om als kleiner bedrijf toch rekening te houden met proces verbetering. Wie het slim aanpakt bereidt zijn processen voor op de toekomst in plaats van deze achter te herstellen. De, door processen first time right in te richten, vrijgekomen resources kunnen vervolgens slim worden geïnvesteerd in activiteiten die waarde toevoegen voor de (nieuwe) klanten. Groei wordt hiermee zoveel makkelijker!