Wat is Lean Portfolio Management?

Lean Portfolio Management is een manier om zaken op portfolioniveau te managen op basis van lean thinking-principes. Lean-denken is een managementbenadering die gericht is op het elimineren van verspilling en het verhogen van de efficiëntie door te focussen op de waarde die aan klanten wordt geleverd.

In de context van portfoliobeheer kunnen lean-principes worden toegepast om verspilling bij het plannen, prioriteren en uitvoeren van zaken te identificeren en te elimineren. Dit kan het gebruik van tools omvatten zoals het in kaart brengen van waardestromen (Value Streams) om knelpunten en verspillingen te identificeren en processen en praktijken te implementeren om deze te elimineren.

Een belangrijk aspect van gestroomlijnd portfoliobeheer is het gebruik van gegevens en statistieken om het besluitvormingsproces te sturen. Dit kan het opzetten van dashboards en rapportagemechanismen omvatten om belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) zoals cyclustijd, doorlooptijd en het aantal voltooide items binnen een bepaald tijdsbestek te bewaken. Met behulp van gegevens en statistieken om de prestaties te meten, kunnen organisaties verbeterpunten identificeren en indien nodig hun processen aanpassen.

Een ander belangrijk aspect van Lean Portfolio Management is het gebruik van agile methodologieën om werk op portfolioniveau te managen. Dit kan het gebruik van tools zoals Scrum en Kanban omvatten om werk over meerdere teams te plannen, te monitoren en te coördineren. Door gebruik te maken van agile methodieken kunnen organisaties beter inspelen op veranderingen in markt- en klantbehoeften en sneller en effectiever waarde leveren aan klanten.

Over het algemeen is Lean Portfolio Management een manier van zakendoen op portfolioniveau waarbij de nadruk ligt op het maximaliseren van waarde en het minimaliseren van verspilling. Door agile methodologieën toe te passen en data en statistieken te gebruiken om de besluitvorming te stimuleren, kunnen organisaties Lean Portfolio Management gebruiken om op een efficiëntere en effectievere manier waarde aan klanten te leveren.

Wanneer kies je voor Lean Portfolio Management?

Er zijn verschillende factoren die een bedrijf in overweging kan nemen bij de beslissing om Lean Portfolio Management te gebruiken als een manier om projecten en bedrijfsinitiatieven te managen:

1. Focus op klantwaarde: Lean Portfolio Management richt zich op het maximaliseren van waarde voor klanten en het elimineren van verspilling. Lean-portfoliobeheer kan geschikt zijn als een bedrijf klantgericht is en op zoek is naar manieren om de waarde die het aan klanten levert te verbeteren.
2. Behoefte aan flexibiliteit: Lean-portfoliobeheer is gebaseerd op agile-methodologieën die zijn ontworpen om gevoelig te zijn voor verandering, waardoor organisaties zich snel kunnen aanpassen aan veranderende marktomstandigheden. Als een bedrijf wendbaar moet zijn en in staat moet zijn om te reageren op veranderingen in de markt, kan Lean Portfolio Management geschikt zijn.
3. Bedrijfscultuur: Lean Portfolio Management vereist een cultuur van continue verbetering, samenwerking en transparantie. Als een bedrijf een cultuur van verandering en ontwikkeling heeft en bereid is een Agile Way of Working toe te passen, kan lean geschikt zijn voor Portfolio Management. Belangrijk is dan wel dat de cultuur transparantie en samenwerking voorop zet. Lean Portfolio Management gaat er namelijk vanuit dat alle initiatieven zichtbaar zijn en da alle lagen van het bedrijf enige vorm van inspraak hebben in de prioritering van deze initiatieven.
4. Zakelijke complexiteit: Lean Portfolio Management is zeer geschikt voor complexe werkomgevingen waar er veel onderlinge afhankelijkheid is tussen teams en belanghebbenden. Lean Portfolio Management kan geschikt zijn als een bedrijf met een groot aantal projecten en initiatieven te maken heeft en een manier nodig heeft om het werk over meerdere teams te coördineren. Ook wanneer de onderlinge afhankelijkheden kunnen leiden tot belemmering en / of vertraging van deze initiatieven is Lean Portfolio Management een uitstekende manier om de afhankelijkheden te managen.

Over het algemeen kan Lean Portfolio Management geschikt zijn voor een bedrijf dat zich richt op het leveren van waarde aan klanten, flexibel moet zijn, een open cultuur heeft en te maken heeft met complexe werkomgevingen met veel onderlinge afhankelijkheden.

Wat zijn de belangrijkste onderdelen van Lean Portfolio Management?

Er zijn veel factoren die bijdragen aan succesvol Lean Portfolio Management, maar twee van de belangrijkste zijn:

1. Data en Performance Indicatoren: Een sleutelelement van gestroomlijnd portfoliobeheer is het gebruik van data en Performance Indicatoren om de besluitvorming te sturen. Dit kan het creëren van dashboards en rapportagemechanismen omvatten om belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) zoals cyclustijd, doorlooptijd en het aantal voltooide items binnen een bepaald tijdsbestek te bewaken. Met behulp van data en Performance Indicatoren om de prestaties te meten, kunnen organisaties verbeterpunten identificeren en indien nodig hun processen aanpassen.
2. Agile-methodes: Een ander belangrijk element van Lean Portfolio Management is het gebruik van agile-methodes om zaken op portfolioniveau te beheren. Dit kan het gebruik van tools zoals Scrum en Kanban omvatten om werk over meerdere teams te plannen, te monitoren en te coördineren. Door gebruik te maken van Agile methodes kunnen organisaties beter inspelen op veranderingen in markt- en klantbehoeften en sneller en effectiever waarde leveren aan klanten.

Over het algemeen zijn data en Performance Indicatoren, en agile methodieken, twee van de belangrijkste elementen van Lean Portfolio Management. Door flexibele methodologieën toe te passen en data en indicatoren te gebruiken om besluitvorming te stimuleren, kunnen organisaties hun vermogen verbeteren om waarde te leveren aan klanten en te reageren op veranderingen in de markt. Deze elementen, samen met een focus op continue verbetering en samenwerking, zijn essentieel voor succes bij Lean Portfolio Management.

Wie is de eigenaar van Lean Portfolio Management binnen een organisatie?

De eigenaar van Lean Portfolio Management in een organisatie zal afhankelijk zijn van de organisatiestructuur en het Operating Model. Veel bedrijven die Lean Portfolio Management implementeren kiezen voor één van de volgende mogelijkheden:

• De CEO. In sommige gevallen kan de CEO eigenaar worden van de Portfolio. Vooral bij bedrijven met een vrij platte structuur zie je vaak dat de CEO de rol van Portfolio eigenaar op zich neemt.
• Een Portfolio of Program Management team: Sommige bedrijven stellen een speciaal Portfolio Management team aan dat verantwoordelijk is voor het implementeren en beheren van de Lean-Portfolio in de hele onderneming.

Vaak zullen de doelen en de structuur van een organisatie bepalend zijn wie eigenaar wordt van Lean Portfolio Management. Ongeacht de keuze is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de persoon die verantwoordelijk is voor Lean Portfolio Management de juiste autoriteit en middelen heeft om Lean Portfolio Management effectief te implementeren en te beheren.