Hoe maak je een SIPOC

SIPOC

Dit artikel is onderdeel van een drieluik over de SIPOC:

Deel 1: Het verborgen nut van de SIPOC
Deel 2: Hoe maak je een SIPOC 
Deel 3: Hoe kan de SIPOC waardevol zijn

De SIPOC bestaat uit 5 elementen, namelijk Supplier, Input, Process, Output en Customer. Vaak worden deze naast elkaar weergegeven. Vervolgens wordt er per element gevraagd wie de Customer is, Hoe het proces eruit ziet etc. Hoe je een SIPOC visueel weergeeft maakt helemaal niets uit voor het uiteindelijke resultaat. Het stellen van de vragen en het benoemen van alle elementen binnen je proces is waar het om draait. Persoonlijk heb ik wel een hele specifieke voorkeur hoe je een SIPOC visueel kan weergeven omdat met die specifieke weergave de voordelen van een SIPOC nog veel groter worden. Maar, dat is voor een volgend artikel.

Volgens de Lean Six Sigma theorie moet je de SIPOC oefening beginnen met vragen wie de klant is van het proces, want ieder bedrijf wil “Customer Centric” zijn. In de praktijk maakt het echter helemaal niets uit of je met de klant, het proces of de supplier begint. Ik raad je af om met de in -en outputs te beginnen omdat dat verwarrend kan werken. Het is namelijk heel lastig om de inputs te benoemen als het proces nog niet helder hebt of de suppliers van het proces onbekend zijn. Hetzelfde geldt voor de outputs.

SIPOC
Het SIPOC Model

De voordelen van de SIPOC

Dus begin met of de Customer, het proces of de Suppliers en vraag jezelf, of je team, wie dat zijn binnen de scope van je project. De customer kan intern en / of extern zijn en hetzelfde geldt voor je suppliers. Het proces bestaat vaak uit een reeks activiteiten die worden uitgevoerd om de input te transformeren in een output. De valkuil is dat men hier heel gedetailleerd het proces gaat zitten beschrijven. Echter, dat is niet het doel van de SIPOC. Voor een gedetailleerde procesbeschrijving maak je een Makigami, Value Stream Map of Swimlane model. Probeer bij het maken van de SIPOC je proces in niet meer dan 7 hoofdstappen te beschrijven. Lukt het absoluut niet om je proces te beschrijven in 7 of minder stappen dan is zéér waarschijnlijk de scope van je project te groot! Projecten met een te grote scope hebben een veel hogere kans om te falen. De SIPOC helpt je dus bij de start van je project al om dit risico te beperken. Hier heb je het eerste voordeel van de SIPOC dat veel trainers vergeten uit te leggen.

Na het bepalen van de klanten van het proces, en de processtappen (op hoofdlijnen!) dien je te bepalen wie de suppliers zijn van een process. Suppliers zijn diegene die een input aanleveren aan het proces. De uitleg die hier vaak bij wordt gegeven gaat over externe leveranciers die grondstoffen, halffabricaten of consumables aanleveren aan een proces. Dit is juist, echter niet volledig. Ieder proces heeft één onmisbare input en deze input komt in ieder proces voor…. Kennis! Zonder kennis draait geen enkel proces! Bij het bepalen van de suppliers is het dus belangrijk om te weten wie kennis inbrengt in het proces. Dit zijn vaak de operationele werknemers die het proces daadwerkelijk in de praktijk uitvoeren. Schrijf daarom bij de Suppliers niet alleen de externe leveranciers op maar ook alle interne functies die een rol hebben binnen het proces. Let op, hier komt het tweede voordeel van de SIPOC…. Al deze suppliers moeten onderdeel zijn van je project team! Deze suppliers hebben kennis van het proces in de praktijk wordt uitgevoerd (niet hoe het ooit ontworpen is!) en van de inputs die het proces in gaan!

Als we gelijk doorpakken en een blik werpen op de inputs van het proces dan lopen we gelijk tegen voordeel nummer 3 aan. Voor alle processen geldt, rubish in = rubish out. Kortom, lage of slechte kwaliteit die het proces in gaat leidt vaak ook tot lage of slechte kwaliteit die het proces uitgaat. Als de uitgaande kwaliteit wel in orde is dan heb je vaak veel meer resources in het proces nodig om de transformatie van input naar output kwalitatief goed te laten verlopen. Deze resources benoemen we binnen Lean Six Sigma vaak als Non Value add of ‘Waste’. Als je de kwaliteit van de inputs goed managed, kan het proces worden uitgevoerd met minder resources en toch een kwalitatief goede output leveren. Het voordeel van het benoemen van de inputs is dat je hiermee al vast een bron van mogelijke oorzaken aanboort die het project team in een later stadium kan meten, analyseren en verbeteren.

Tot nu toe hebben we al voordelen gezien van het benoemen van het proces, de suppliers en de inputs. Zijn er dan ook nog voordelen voor de outputs en de customer? Uiteraard! De SIPOC heeft vele voordelen! Weten wat de outputs van het proces zijn is nuttig omdat je daarmee weet wat je moet gaan meten. Iedere output kan je moeten op het gebied van ‘On Time’, ‘In Full’ en ‘No Errors’. Deze metingen geven de kwaliteit weer die het proces genereert en zou overeen moeten komen met wat de Customer van het process verwacht. Mocht het project uitlopen op een Six Sigma project waarbij de dataverzameling en statistiek een rol gaat spelen dan helpt het bepalen van je outputs je met het bepalen van de meetwaardes binnen het project (hier schrijven we binnenkort ook nog een artikel over). Vergeet trouwens niet om eens heel kritisch naar die outputs te kijken. Het zou niet de eerste keer zijn dat een process outputs genereert waarvoor helemaal geen (interne) customer te vinden is. Denk maar eens aan dagelijkse rapporten die worden verstuurd maar waar niemand naar kijkt of documenten die fysiek worden gearchiveerd waarvoor al reeds een digitaal archief voorhanden is (binnen de gebruikte IT systemen). Outputs waar niemand op zit te wachten vallen wederom in de categorie ‘Waste’  en kunnen worden geelimineerd!

En de Customer dan? Wat is het nut van het benoemen van de Customer? Volgens de theorie hoor je daar mee te beginnen en inderdaad het helpt als je weet wie de customer van het proces is als je start met de SIPOC. Als je weet wie je klant is dan kan je die namelijk vragen stellen! Namelijk welke outputs de klant van ons krijgt en of ze aan de gewenste kwaliteitsmaatstaven (Quality, Costs & Delivery) voldoen. Natuurlijk kan je dit ook aan het einde van de SIPOC vragen.. maar wat nou als de klant aangeeft dat alle outputs conform gewenst kwaliteitsniveau worden aangeleverd. Altijd ‘op tijd’, ‘volledig’ en ‘zonder fouten’… Dan zou je helemaal geen Lean Six Sigma project hoeven uitvoeren! En dat hoor je toch liever aan het begin, dan aan het einde van de SIPOC!

Lees verder over de SIPOC in één van de volgende artikelen: 
Deel 1: Het verborgen nut van de SIPOC 
Deel 3: Hoe kan de SIPOC waardevol zijn