Dit artikel is onderdeel van een drieluik over de SIPOC:
Deel 1: Het verborgen nut van de SIPOC
Deel 2: Hoe maak je een SIPOC
Deel 3: Hoe kan de SIPOC waardevol zijn
Download gratis SIPOC template:
Zoals eerder benoemd kan de SIPOC je project een vliegende start bezorgen. Echter het kan ook een vroegtijdig einde van je project beteken als je klant aangeeft dat er eigenlijk geen probleem bestaat. Lean Six Sigma draait om het verbeteren van processen en niet om het uitvoeren van verbeterprojecten. Een kleine nuance die vaak over het hoofd wordt gezien.
Laten we nog even opsommen wat de voordelen zijn van de SIPOC:
Suppliers
Wanneer je alle interne en externe suppliers in beeld hebt gebracht (inclusief de kenniswerkers!) weet je ook (welke functies) onderdeel moeten zijn van je project team. Het bepalen van de suppliers helpt je dus om de juiste kennis in je projectteam te krijgen wat de kans op een succesvol project vergroot!
Inputs
Als je weet wat de belangrijkste inputs van het proces zijn dan helpt je dat later bij de analyse. Inputs zijn een bron van problemen (Daarom adviseer ik altijd om voor ieder proces naast Output KPI’s ook Input KPI’s op te stellen!). Mocht je in de analyse fase van je project zijn aangeland dan loont het vaak om eerst de inputs af te toetsen op hun kwaliteit en hun impact op het proces!
Process
Het benoemen van het proces gaat je enorm helpen om één van de grootste valkuilen van project management te ondervangen, namelijk ‘scope creep’. Veel projecten falen omdat de scope van het project, gedurende het project, wordt gewijzigd of uitgebreid. Als je aan het begin van het project al duidelijk het proces (en daarmee de scope) hebt afgebakend kan je ieder toekomstig besluit hieraan toetsen. Als we besluit ‘A’ nemen, blijven we dan nog binnen de bestaande scope of niet. Mijn advies als het antwoord ‘niet’ is… maak een nieuwe SIPOC! Er is namelijk een grote kans dat met een grotere of gewijzigde scope je suppliers, inputs, outputs en customers ook wijzigen! Mocht je initiële scope of de gewijzigde scope niet in 7 simpele stappen te vangen zijn dan zou je het project beter in meerdere delen kunnen opknippen (of teruggegeven aan je opdrachtgever!).
Outputs
De outputs zijn de producten of diensten die voortkomen uit een proces. Deze zijn meetbaar! Je kan namelijk de kwaliteit hiervan meten in op zijn minst de waardes “On Time’, ‘In Full’, ‘No Errors’. Het meten hiervan weerspiegelt de kwaliteit van je proces en worden ook wel ‘Lagging KPI’s’ genoemd (het verschil tussen ‘leading’ en ‘lagging’ KPI’s behandelen we in een volgend artikel).
Customers
De klanten van het proces kunnen je van waardevolle informatie voorzien op basis waarvan je de scope van het project kan bepalen. Je kan natuurlijk een heel proces pakken en deze volledig proberen te verbeteren op alle kwaliteitsaspecten (Quality, Costs and Delivery). Maar, als de klanten van het proces aangeven dat ze vooral problemen hebben op de snelheid waarmee het product of dienst wordt geleverd ( ‘On Time’) dan heeft dat wellicht een impact op de scope van je project. Hoe specifieker de klantwens, des te kleiner de scope van het project en des te groter de kans op succes!
Conclusie
Als je de SIPOC op bovenstaande wijze maakt en de informatie die je verkrijgt, gebruikt om je project af te bakenen, je team samen te stellen en het project de juiste richting mee te geven dan zal je zien dat de SIPOC niet langer een “check the box” oefening is! Deze simpele exercitie die vaak niet meer dan 30-60 minuten hoeft te duren, is een uiterst krachtige tool en zal nog veel projecten sterk vereenvoudigen!
Lees verder over de SIPOC in één van de volgende artikelen:
Deel 1: Het verborgen nut van de SIPOC
Deel 2: Hoe maak je een SIPOC
