Prioriteiten stellen

Veel mensen vinden van zichzelf dat ze een productief zijn. Altijd bezig met “dingen” doen en altijd druk. Productief zijn deze mensen wel, maar zijn ze ook effectief?

Het vervullen van veel kleine taken geeft veel voldoening. Immers, iedere kleine taak die je afrond geeft je het gevoel van succes. Het nadeel van veel kleine taken uitvoeren is dat deze kleine taken vaak gericht zijn op de korte termijn en niet op de lange termijn. Omdat de lange termijn inhoud dat de deadline ver(der) in de toekomst ligt en omdat de taken verbonden aan de lange termijn over het algemeen grotere en complexere taken zijn, worden ze vaak uitgesteld. Echter, de lange termijn, de toekomst komt een keer dichterbij en als je je niet hebt gericht op die lange termijn taken kan dat de nodige stress met zich meebrengen als het uiteindelijk zo ver is dat de lange termijn taken daadwerkelijk afgerond moeten worden. Of, als je er uiteindelijk helemaal niet meer aan toekomt kunnen de lange termijn doelstellingen niet meer behaald worden (en dat levert nog veel meer stress op)!

Er is echter een hele simpele truc om voor jezelf (en voor anderen) de prioriteiten te bepalen waarbij je zowel de korte als de lange termijn in de gaten houd. Deze simpele truc noemen we de Urgent / Important matrix. Deze matrix helpt je bij het prioriteiten stellen en het bijstellen van eventuele prioriteiten in de toekomst. Het idee achter deze matrix is dat je je prioriteiten bepaald op basis van urgentie en de belangrijkheid. Niet alles is even belangrijk, en hetzelfde geld voor hoe urgent een taak is.

De Urgent / Important Matrix bestaat uit 2 assen en 4 cellen. De assen bestaan uit urgentie en belangrijkheid. De vier cellen geven de volgorde aan waarin je de taken zou moeten uitvoeren. Onderstaande afbeelding toot de Urgent / Belangrijk Matrix.

Belangrijk

Om de matrix correct in te vullen dien je eerst van al je taken vast te stellen of deze belangrijk zijn of niet. Belangrijke activiteiten dragen bij aan je visie, waarden en doelen. Wat belangrijk is, is voor ieder persoon anders. Dit hangt vaak af van je ambities op persoonlijk of zakelijk vlak. Belangrijke activiteiten zijn vaak proactief en leiden tot grote(re) veranderingen in je leven en zorgen langdurige verbeteringen van je leven. Doordat belangrijke taken vaak groter en complex zijn, kan het blijven uitstellen van deze taken tot vlak voor de deadline zorgen voor stress en / of crisis situaties. Als we belangrijke taken bekijken in de wereld van Continuous Process Improvement dan kunnen we bijvoorbeeld de Strategic Lean Deployment of Quality Function Deployment hieronder scharen. Beide zijn namelijk strategische activiteiten die bepalen hoe Continuous Improvement de bedrijfsstrategie ondersteunen of vorm geven. Het tijdelijk uitstellen van deze activiteiten zal niet per direct leiden tot een crisis.

Urgent

Urgent betekent dat een bepaalde activiteit of taak direct moet worden uitgevoerd om stress en / of een crisis te voorkomen. Dit zijn de taken die absoluut niet meer uitgesteld kunnen worden zonder grote problemen te creeren. Vaak zijn urgente taken reactief, gehaast en gefocust op de korte termijn. Als we urgente taken bekijken in de wereld van continuous process improvement dan zijn dit vaak de taken die we als “fire fighting” omschrijven. Een incident doet zich voor en per direct moet een root cause analyse worden uitgevoerd, gevolgd door een correctieve actie om de gevolgen van het incident zoveel mogelijk te beperken. Het uitstellen van deze activiteiten zou het incident kan tot gevolg hebben dat het incident uitbreid tot een crisis.

Het invullen van de Urgent / Important Matrix

Om de matrix te kunnen invullen is het belangrijk om eerst een totaal overzicht te maken van alle taken en activiteiten die moeten worden uitgevoerd. Dit kan op meerdere detailniveaus maar als het de eerste keer is dat je de matrix gebruikt, kan je je het beste beperken tot het niveau van activiteiten. Een activiteit bestaat vaak uit meerdere taken.

Nadat je een totaal overzicht hebt gemaakt dien je iedere activiteit te scoren op urgentie en belangrijkheid. Dit kan op een schaal van 1 tot en met 10 maar persoonlijk gebruik ik graag de reeks van Fibonacci. In plaats van dat ieder volgend getal met een gelijke waarde toeneemt (Het verschil tussen 7 en 8 is even groot als het verschil tussen 8 en 9, namelijk 1), neemt bij de reeks van Fibonacci ieder volgend getal toe met de som van de twee voorgaande getallen. (1, 2, 3, 5, 8, 13, etc.). Door de rij van Fibonacci te gebruiken voor het scoren van urgentie en belangrijkheid wordt het eenvoudiger om keuzes te maken. Het is namelijk makkelijker vast te stellen of iets een urgentie cijfer moet hebben van 8 of 13 in plaats van een 8 of een 9.

Het scoren van activiteiten op urgentie en belangrijkheid is het makkelijkst te doen in een groep sessie. Hierbij kan iedere deelnemer de activiteiten beoordelen vanuit zijn of haar expertise en ervaring. Door het gemiddeld van de scores te nemen krijg je uiteindelijk de eindscores op het gebied van urgentie en belangrijkheid. Op basis van deze scores kan je uiteindelijk de matrix invullen.

Aan de slag gaan met de uitkomsten

Nadat de matrix is ingevuld is het duidelijk in welke volgorde activiteiten dienen te worden uitgevoerd.

Belangrijk en urgent

Activiteiten die belangrijk en urgent zijn dienen als eerste te worden uitgevoerd. Dit zijn de activiteiten die bijdragen aan je persoonlijke of zakelijke lange termijn doelstellingen (of daar een negatieve impact op hebben) en die als ze niet per direct worden uitgevoerd tot een crisis kunnen leiden. Het komt regelmatig voor dat dit de activiteiten zijn die eerst in de cel “belangrijk maar niet urgent” stonden en door uitstel uiteindelijk in de cel “belangrijk en urgent” zijn terecht gekomen.

Ook noodgevallen die niet konden worden voorspeld vallen horen thuis in de categorie “belangrijk en urgent”. Typische voorbeelden zijn ongelukken, last minute meetings met klanten en klachten van klanten.

Belangrijk en niet urgent

Dit zijn de activiteiten die u helpen uw doelstellingen op termijn te bereiken. Er liggen geen incidenten of crisissen aan ten grondslag en het uitstellen van deze activiteiten leidt niet direct tot grote problemen. Deze activiteiten zijn echter wel belangrijk om op de lange termijn succesvol te zijn. Typische voorbeelden zijn het maken van een lange termijn strategie of planning, het opstellen van het opleidingsplan of het opstellen van het jaarbudget. Deze taken dien je als tweede te prioriteren (in de wetenschap dat als je ze te lang uitstelt ze uiteindelijk naar de “belangrijk en urgent” categorie verhuizen.

Niet belangrijk en wel urgent

Activiteiten in de categorie “niet belangrijk en wel urgent” zijn die taken die veel van uw tijd en energie kosten, zonder dat ze bijdragen aan uw lange termijn doelstellingen. Typische voorbeelden voor deze categorie zijn meetings, telefoongesprekken, hulpverzoeken van anderen. Activiteiten binnen deze categorie krijgen de laagste prioriteit en dienen alleen te worden uitgevoerd als ze niet kunnen worden geëlimineerd of gedelegeerd.

Niet belangrijk en niet urgent

Eigenlijk hebben we de 3 belangrijkste categorieën al besproken. Deze laatste categorie van “niet belangrijk en niet urgent” zou in principe leeg moeten zijn. Heb je echter taken in deze categorie staan dan betekent dat, dat je je tijd verspilt aan activiteiten die er niet toe doen. En dat, noemen we in de wereld van Continuous Improvement “Waste”! De oplossing? Heel simpel. Vergeet deze activiteiten! Elimineer ze! Als niemand ze belangrijk of urgent vindt, dan zijn er vast meer belangrijkere of urgentere activiteiten waar je je kostbare tijd en/of geld aan kunt besteden!

De Urgent / Important matrix

De urgent / belangrijk matrix is een simpele maar effectieve manier om prioriteiten te stellen. Zorg ervoor dat met enige regelmaat je matrix reviewed, bijstelt en aanvult met nieuwe activiteiten!