De toepasbaarheid van 5S

5S

Veel bedrijven die beginnen aan hun Continuous Improvement / Lean implementatie starten met het implementeren van 5S. 5S is een basistechniek die zijn oorsprong vind bij de productielijnen van Toyota. Het ligt voor veel bedrijven dan ook voor de hand dat ze 5S binnen hun productie processen toepassen. Als het voor Toyota werkt dan werkt het ook vast voor hen. Er zijn echter een paar zaken die deze bedrijven over het hoofd zien:

  1. Niet ieder bedrijf is als Toyota. Wat voor Toyota werkt, hoeft niet voor een ander bedrijf te werken. Toyota heeft decennia nodig gehad om onder andere 5S in de bedrijfscultuur te integreren. Op zowel concept als tool niveau.
  2. 5S is een concept en niet alleen maar een tool. Begrijp 5S als concept eerst, voordat je het uitrolt binnen een organisatie. 5S leert je om op een bepaalde manier een omgeving te ontwerpen, in te richten en te onderhouden. 5S zoals de meeste mensen het echter kennen bestaat alleen uit de tools die toegepast kunnen worden (zoals bijvoorbeeld schaduwborden, en kleur markeringen)
  3. 5S is niet alleen toepasbaar binnen productieprocessen. Echter, veel bedrijven die 5S bijvoorbeeld naar een administratieve omgeving kopiëren, vergeten de 5S tools zodanig aan te passen dat het ook geschikt is voor niet-productie omgevingen. Een bureau is niet gelijk aan een productie werkstation en een werkstation is niet hetzelfde als een magazijn. Ondanks de grote verschillen die deze werkomgevingen hebben is het 5S concept binnen al deze omgevingen heel goed toepasbaar, mits je de 5S aanpast om het 5 concept goed te kunnen uitvoeren.

In dit artikel bespreken we het 5S concept en de toepasbaarheid van 5S in een niet-productie omgeving. Mocht het 5S principe geen geheimen voor je hebben, maar wil je wel weten hoe je 5S in een niet-productie omgeving toepast lees dan hier verder: 5S in een niet-productie omgeving

Wat is 5S

5S is een concept of systeem gericht op het zo efficiënt en effectief mogelijk inrichten van een werkplek. Vaak wordt gedacht dat dit een productie omgeving dient te zijn, maar niets is minder waar. De 5 basis principes van 5S zijn universeel en kunnen binnen ieder proces worden toegepast, zowel in zakelijke als privé omgevingen.

5S vind zijn oorsprong bij het Japanse Toyota en dit verklaart ook de naam 5S. 5S staat namelijk voor Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu en Shitsuke. Vertalen we dit naar het Nederlands dan staat er: sorteren, ordenen, schoonmaken, standaardiseren en onderhouden.

De 5 stappen van 5S
De 5 stappen van 5S

Sorteren

Binnen 5S wordt onder sorteren verstaan het identificeren van items die wel, of juist niet worden gebruikt. Onder items verstaan we bijvoorbeeld gereedschappen, meubels, verbruiksartikelen enzovoorts. Voor alle items op een werkplek dient te worden afgevraagd of deze items

  • Noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden op deze werkplek
  • Frequent gebruikt worden

Als items niet noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden op een specifieke werkplek worden deze verwijderd en verplaatst naar een werkplek waar ze wel noodzakelijk zijn. Mochten de items helemaal nergens noodzakelijk zijn (en dan worden ze in de praktijk dus ook nooit gebruikt) dan worden ze in zijn geheel verwijderd uit het proces.  Wat overblijft zijn alleen items die daadwerkelijk bijdragen aan de activiteiten die op een werkplek worden uitgevoerd (en dus waarde toevoegen aan het proces!). Indien men twijfelt of een item gebruikt wordt of wellicht in de nabije toekomst gebruikt gaat worden dan kan men deze markeren of taggen met de datum waarop de 5S exercitie is uitgevoerd. Zodra het item wordt gebruikt vermeld men de datum van gebruik op de tag of noteert men het op een overzicht. Bij een volgende 5S ronde kan men controleren hoe frequent deze items zijn gebruikt en alsnog besluiten de items van de werkplek te halen of juist te laten staan.

Ordenen

Na het verwijderen van alle items die geen nuttige functie hebben op een werkplek is het noodzakelijk de items die zijn overgebleven te ordenen. Op basis van gebruik wordt voor ieder item een vaste locatie bepaald. Deze locatie wordt vervolgens gemarkeerd zodat als een item wordt weggenomen en geretourneerd het duidelijk is wat de locatie van het item is. Items die een hoog gebruiksfrequentie kennen staat dichterbij, items met een lagere frequentie staat verder weg. In een ideale situatie worden alle items binnen handbereik geplaatst van de medewerkers zodat onnodige verplaatsingen worden beperkt.

Om tot een goed ontwerp te komen van een werkplek dient het volgende te worden afgevraagd:

  • Wie gebruikt deze items?
  • Hoe vaak worden items gebruikt?
  • In welke volgorde worden ze gebruikt?
  • Kunnen items worden gegroepeerd per type?
  • Wat zou de meest logische locatie zijn voor deze items?
    • Welke locatie minimaliseert onnodige handelingen zoals transport of verplaatsingen
    • Welke locatie is ergonomisch het beste voor de medewerker?

Op basis van deze vragen wordt een ontwerp van de werkplek gemaakt. Alle items krijgen een vaste locatie toegewezen die tijdelijk wordt gemarkeerd, bijvoorbeeld met tape. Bij een volgende 5S ronde kan worden gecontroleerd of de tijdelijke locatie van de items ook de definitieve locatie dient te worden. Vervolgens kan men een definitieve oplossing kiezen voor de markeringen.

Schoonmaken

Met schoonmaken wordt binnen 5S alle activiteiten bedoeld om items terug te laten keren naar hun oorspronkelijke locatie en staat, zoals schoonmaken, terugplaatsen en onderhoud. Schoonmaken klinkt als een simpele stap en wordt vaak als niet heel belangrijk gezien. Echter schoonmaken heeft twee hele nuttige gevolgen:

  1. Het identificeren van afwijkingen
  2. Hulp bij standaardiseren

Een paar voorbeelden om aan te geven waarom dit nuttig kan zijn:

  • Door regelmatig alle items terug te brengen naar hun oorspronkelijke locatie identificeer je snel ontbrekende items die vervolgens gezocht of vervangen kunnen worden.
  • Mochten items steeds naar een andere locatie worden gebracht en vervolgens weer moeten worden geretourneerd dan identificeert dat de noodzaak om een vergelijkbaar item aan te schaffen of om het item een andere standard locatie te geven.
  • Door items regelmatig schoon te maken zal je beschadigingen en defects eerder opmerken. Immers als een item vies is, worden beschadigingen en defects aan het oog onttrokken.
  • Door regelmatig onderhoud te plegen aan items voorkom je onverwachte defects die vervolgens een negatieve impact op de performance van het proces kunnen hebben.

Standaardiseren

Binnen 5S houdt standaardiseren in dat de 5S aanpak wordt gestandaardiseerd en gecontroleerd. Alle identieke werkplekken worden op een vergelijkbare manier ingericht. Alle items krijgen eenzelfde locatie ten opzichte van de medewerkers en alle items zijn identiek (standaard). Door met standaard items te werken worden ze uitwisselbaar binnen werkplekken waardoor eventuele defecte items kunnen worden opgevangen of eenvoudig kunnen worden omgewisseld voor een niet defect item. Ook medewerkers worden uitwisselbaar tussen de werkplekken omdat iedere werkplek identiek is ingericht. Dit minimaliseert de tijd die nodig is voor gewenning aan een werkplek. Ook inkoop technisch zijn er voordelen omdat standaard items door de hogere aantallen vaak tegen een gereduceerd tarief kunnen worden ingekocht. Het zelfde voorbeeld komt om de hoek bij het onderhouden van bijvoorbeeld machines en gereedschappen. Door met standaard items te werken is er slechts van 1 item kennis nodig ten behoeve van onderhoud.

Onderhouden

Onderhouden wordt binnen 5S vaak als het moeilijkste onderdeel gezien. De initiële implementatie is relatief eenvoudig maar om na een eerste 5S ronde vast te blijven houden aan het concept van 5S is veel moeilijker. Dit komt door menselijk gedrag. 5S vraagt een bepaalde mate van gedragsverandering en discipline en beide zijn moeilijk. Medewerkers hebben vaak al jarenlang op een bepaalde manier gewerkt en iedereen heeft zijn eigen werkplek ingericht naar zijn of haar eigen inzicht. Het aanpassen naar een standaard werkplek zal in het begin moeilijk zijn en mogelijk zelfs de prestaties verlagen. Discipline om desondanks iedere keer weer terug te keren naar de beginselen van 5S is noodzakelijk en dient door het management te worden uitgedragen. Het uitvoeren van dagelijkse 5S checks, audits of het werken met Zone Champions die ieder verantwoordelijk zijn voor een deel van de werkplekken kan hierbij helpen.

Voor meer info over het toepassen van Continuous Improvement: 5S in een niet-productie omgeving.