Blijf niet zoeken naar de beste Process Improvement methode!

Lean Six Sigma

Als je consultants moet geloven dan is er vaak maar 1 techniek de beste. Die techniek die zij beheersen. Echter als je naar de markt kijkt, zijn er inmiddels zoveel proces verbeter methodes dat je al snel door de bomen het welbekende bos niet meer ziet.

Six Sigma, Lean, Theory of Constraints, Process Re-Engineering, Kaizen, JIT en ga zo maar door. Als je daar dan nog de verschillende Project Management technieken tegen aan plakt die volgens vele consultants onvermijdbaar zijn dan nemen de bomen alleen maar toe, en het bos verdwijnt nog verder uit het zicht. Agile, P3M, Prince II, PMBOK etc. Al met al is het arsenaal waar consultants over zouden kunnen beschikken enorm…. Of toch niet?

Het is dan ook hoog tijd dat we wat bomen gaan omkappen want er is niet 1 methode de beste. Ik durf zelfs te stellen dat alle methodes, één voor één, nooit de beste zullen zijn. Er is namelijk geen one size fits all wanneer het op Business Improvement aankomt. Iedere methode, techniek of mindset heeft zijn voor en nadelen. Iedere methode zal nooit 100% passend zijn voor de bedrijfsstrategie, het business model of de bedrijfscultuur binnen het bedrijf waar het wordt toegepast. Het is geen copy-paste uit een studie boek en de proces verbeteringen stromen binnen. Toch proberen consultants je dat verhaal keer op keer te vertellen. LEAN is voor het elimineren van verspillingen, Six Sigma is voor het reduceren van variatie. Is je Overall Equipment Effectiveness te laag dan zou je naar de Theory of Constraints moeten kijken en wil je een flexibel implementatie proces dan is Agile vele malen beter dan Prince II…

Helaas de waarheid is anders. Er is niet 1 tool of methode die gegarandeerd resultaat oplevert. Heb je Six Sigma toegepast? Wel, wellicht had een Kaizen aanpak je veel sneller resultaat opgeleverd tegen veel lagere kosten? Je zal het nooit met zekerheid kunnen zeggen. Wat belangrijk is om te begrijpen is dat veel van de proces verbeter methodes zijn ontwikkeld binnen 1 bedrijf. Lean/Kaizen komt uit de koker van Toyota, Six Sigma uit die van Motorola, etc. Dat deze methodes succesvol waren binnen deze bedrijven komt dan ook doordat ze specifiek voor die bedrijven zijn bedacht. Daarnaast zijn ze gedurende vele jaren aangepast en gefinetuned zodat ze optimaal aansluiten bij de bedrijfscultuur, de medewerkersbetrokkenheid, de business modellen en de bedrijfsstrategie. Als een methode voor één specifiek bedrijf is ontwikkeld dan is de kans groot dat deze methode niet één op één kan worden gekopieerd naar een ander bedrijf. En toch…. En toch doen veel bedrijven en consultants exact dat!

Zo kom ik regelmatig over de vloer bij bedrijven die Kanban systemen en Sequencing hebben ingericht om een Just In Time bevoorrading van de productielijnen te bewerkstelligen. Echter, Toyota, daar waar het Kanban system is bedacht heeft wellicht een heel ander business model dan je eigen bedrijf? Bedrijven met een high mix low volume productie zijn wellicht veel beter af met een hele andere setup dan Kanban…

Kortom, er is geen one size fits all binnen Process Improvement. Een goede consultant zal voordat hij een aanpak presenteert eerst goed luisteren. Luisteren naar hoe de organisatie in elkaar steekt, de problemen die opgelost moeten worden, en de doelstellingen die moeten worden behaald. Op basis daarvan zal de consultant bij zichzelf te rade moeten gaan of hij over de vaardigheden beschikt die passen bij de organisatie op het gebied van Proces Verbeteren, Project Management én Change Management! De vaardigheden die nodig zijn voor een succesvol business improvement programma moeten vervolgens worden afgestemd op de organisatie. Verschillende elementen uit de diverse methodes moeten worden gecombineerd om tot een effectieve improvement strategie te komen die niet alleen verbeter ideeën oplevert, maar ook daadwerkelijk bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie én haar stakeholders.

Project en Change Management

Uit het rijtje van Process Improvement, Project Management en Change Management worden de 2 meest belangrijke skills vaak over het hoofd gezien. Process Improvement is alleen succesvol als er echte resultaten worden geboekt. In korte tijd een aantal trainingen geven en snel wat Six Sigma Green Belts of Black Belts creeren is niet de sleutel tot succes!

De bedrijfsvoering wordt pas verbeterd als er significante verbeteren worden geïdentificeerd én geïmplementeerd. Het geven van trainingen is vaak een eerste kleine stap op weg naar het identificeren van verbeteren, maar staat nog mijlen ver af van het daadwerkelijk implementeren van verbeteringen.

Project Management

Om een verbetering te implementeren moeten er nog zoveel stappen worden gezet… Een design moet worden gemaakt, een business case moet worden getoetst, een implementatie team moet worden samengesteld, planningen worden opgesteld, de ontwikkeling moet worden gestart, er moet worden getest, tolgate meetings worden genomen en de verandering moet worden doorgevoerd in een bestaande omgeving. En ga zo maar door. Project Management dus. Om van een creatief Process Improvement idee tot een concrete implementatie te komen is vaak nog een lange weg waarbij veel Project Management vaardigheden benodigd zijn.

Om een verbetering te implementeren moeten er nog zoveel stappen worden gezet… Een design moet worden gemaakt, een business case moet worden getoetst, een implementatie team moet worden samengesteld, planningen worden opgesteld, de ontwikkeling moet worden gestart, er moet worden getest, tolgate meetings worden genomen en de verandering moet worden doorgevoerd in een bestaande omgeving. En ga zo maar door. Project Management dus. Om van een creatief Process Improvement idee tot een concrete implementatie te komen is vaak nog een lange weg waarbij veel Project Management vaardigheden benodigd zijn.

Change Management

Naast de “harde project management” vaardigheden is er ook nog een “zachte” kant die moet worden gemanaged… Change Management. Change management wordt nog vaker dan project management genegeerd, of veel te laat opgestart. Wanneer de proces verbetering “life” gaat sturen we nog snel een email uit naar de gehele organisatie en dan hebben we die checkbox ook afgevinkt.

Change management is veel meer dan dat. Change management is het meenemen van de directe en indirecte stakeholders in het doorvoeren van veranderingen. En dat meenemen… doe je niet aan het einde van het proces. Zorgen voor draagvlak doe je door die stakeholders te betrekken bij het gehele verbeterproces, van begin tot eind. Je gebruikt hun kennis over het te verbeteren proces voor het vinden van de verbeteringen en je gebruikt hun interne netwerk om de organisatie geïnformeerd te houden, tijdens en na het project!

Het combineren van Process Improvement, Project Management en Change Management.

De 3 elementen van succesvol proces verbeteren staan niet op zich en zullen moeten worden gecombineerd om succesvol te zijn. Een goede consultant “leest” de organisatie en bepaalt op basis daarvan welke elementen hij nodig heeft, hoe deze te combineren én te verpakken naar één totaal aanpak toegespitst op de organisatie. Continuous Process Improvement is not a one size fits all solution, it is a tailor made solution!