5S in een niet-productie omgeving

5S

Zoals aangekondigd in de introductie van dit artikel zullen we naast de basis principes van 5S ook een uitleg geven hoe je 5S succesvol kan toepassen in niet-productieomgevingen. We zullen beginnen met het toepassen van 5S in een magazijn omgeving waarbij we niet zullen kijken naar de standaard 5S tools zoals schaduwborden, vloermarkeringen etc. We zullen een voorbeeld bespreken waarvan is bewezen dat het een grote efficiëntie verbetering tot gevolg kan hebben (met mogelijk ook financiële besparingen) en waarvan vele het bestaan kennen maar niet weten dat de 5S gedachten hiermee volledig tot zijn recht komt, namelijk de ABC analyse (ook wel Slotting genoemd).

Een ABC analyse is een analyse waarbij, in een magazijn, producten aan locaties worden toegekend om zodoende productiviteit van medewerkers belast met het verzamelen van producten te verhogen, door het reduceren van afstanden en stops.

5S of ABC?

Als we het 5S principe van sorteren, ordenen, schoonmaken, standaardiseren en onderhouden toepassen op producten in een magazijn dan ontstaat het volgende beeld:

Sorteren

Binnen zowel 5S als een ABC analyse is een van de eerste stappen het scheiden van hardlopende producten ten opzichte van langzaam lopende producten. Hierbij worden producten geclassificeerd in A, B en C artikelen waarbij de A artikelen de hard lopers zijn (hoge pick frequentie). Ook dient bij een ABC analyse een onderscheid te worden gemaakt tussen courante en incourante producten. Incourante producten worden ook wel winkeldochters of “dead stock” genoemd. Incourante producten worden weggenomen uit het magazijn en worden vernietigd of verkocht aan opkopers. Gebruikt men in het magazijn een Warehouse Management System dan is het relatief eenvoudig om de A, B, C en incourante producten te identificeren.

ABC Analyse
ABC analyses voor het optimaliseren van je magazijnen

Ordenen

De volgende stap bij zowel 5S als een ABC analyse is het ordenen van de producten. A artikelen worden bij A artikelen geplaatst, B artikelen bij B enzovoorts.  Dit gebeurt op basis van de pick frequentie van de producten. Binnen de A, B, en C categorieën wordt vervolgens gekeken naar product families. Een product familie bestaat uit producten die vrijwel altijd op dezelfde orders of pick opdrachten staan en daar gezamenlijk worden verzameld. Door deze producten bij elkaar te plaatsen (zowel op ABC als op product familie) worden de gereden afstanden en het aantal pick stops verminderd.

Nadat alle informatie is verzameld over de producten wordt er ook gekeken naar de magazijn indeling. Deze wordt opgedeeld in A, B, en C zones waarbij de A zones zich vaak het dichts bij het begin of eind punt van een pick route bevinden. Zodra de product classificaties, productfamilies en zones zijn bepaald worden producten toegekend aan een vaste locatie of zone.

Als we kijken naar de vragen die bij het 5S principe van ordenen passen dan zien we een hele grote overeenkomst met deze aanpak. De vragen uit het 5S principe en de ABC analyse van ordenen zijn:

5S: Hoe vaak worden items gebruikt?

ABC: Hoe vaak worden producten gepicked?


5S: In welke volgorde worden ze gebruikt?

ABC: Hoe richten we de zones in zodat producten in de juiste volgorde worden gepicked?


5S: Kunnen items worden gegroepeerd per type?

ABC: Zijn er product families te onderscheiden binnen de producten?


5S: Wat zou de meest logische locatie zijn voor deze items?

ABC: Waar komen de A, B of C zones ten opzichte van het begin of startpunt van de pick route?


Schoonmaken

Ook schoonmaken valt binnen het principe van de ABC analyse al is deze wel iets lastiger te herkennen. Een goede ABC analyse is niet een eenmalige actie maar wordt per maand of per kwartaal (of liever nog vol continue) uitgevoerd. Dit houdt in dat met een bepaalde frequentie een nieuwe ABC analyse wordt gemaakt om te bepalen of producten nog steeds op de juiste locatie staan. Een A product kan immers een B product worden (bijvoorbeeld door haar Product Life Cycle) en een C product kan een A product worden (bijvoorbeeld door seizoensinvloeden). Het schoonmaken binnen de ABC analyse houdt dan ook in dat producten worden onderzocht en wellicht naar een andere locatie in een andere zone worden verhuist. Hetzelfde geldt voor nieuwe producten. Deze dienen niet willekeurig een locatie toegewezen te krijgen maar moeten onderdeel zijn van de locatiestrategie. Nieuwe product introducties worden vaak groot ingekocht maar zullen in het begin een lagere pick frequentie hebben. Het is belangrijk tijdig te identificeren wanneer de volume van een nieuwe product toeneemt, zodat deze in de juiste ABC zone kan worden geplaatst. Indien het nieuwe product een uitbreiding is van een bestaande range (bijvoorbeeld een additionele smaak van een frisdrank) dan zal vaak ook de product family moeten worden geanalyseerd.

Standaardiseren

Het standardiseren van een ABC analyse valt of staat met het stellen van criteria. Criteria per zone en per classificatie. Deze criteria vormen de standaard. Ieder nieuw product wordt op basis van dezelfde standaard regels geclassificeerd en op basis van die classificatie toegekend aan een zone. Ieder A product voldoet dus aan exact dezelfde regels. Hetzelfde geldt voor de B en C producten.

Onderhouden

Daar waar binnen 5S het onderhouden vaak lastig is, is dat binnen de ABC analyse vaak gemakkelijker. Dit komt doordat veel magazijnen beschikken over een Warehouse Management Systeem die data aan kan leveren over pick frequenties, volumes en productfamilies. Het frequent analyseren van deze data is (in theorie) voldoende om de ABC analyse te onderhouden. (Dit kan bij de moderne Warehouse Management Systemen overigens vol automatisch, zonder tussenkomst van een medewerker waardoor het onderhouden van een ABC plan nog eenvoudiger wordt)!

5S in IT systemen

Omdat steeds meer processen ondersteund of geleid worden door IT systemen stijgt ook het aantal mogelijkheden om 5S binnen systemen toe te passen. Vaak praat men in de IT dan over de usability of bruikbaarheid van systemen. Een paar simpele voorbeelden van 5S in IT systemen:

  • Snelkoppelingen op je desktop of in een browser (Sorteren & Ordenen)
  • De kleur van knoppen in een system of webshop (Standaardiseren)
  • De locatie van knoppen of menu items (Ordenen & Standaardiseren)
  • Aanpasbare menu in SAP systemen (Sorteren, Ordenen & Standaardiseren)
  • Geautomatiseerde foutrapportages (Schoonmaken, onderhouden)
  • Etc.

Conclusie

De lijst moet 5S toepassingen is bijna eindeloos. Wat men echter moet onthouden is dat 5S een concept is dat je kan helpen bij het optimaliseren van processen en systemen. Veel mensen weten niet dat een ABC analyse dezelfde principes volgt als 5S, en toch wordt een ABC analyse enorm veel toegepast binnen logistieke bedrijven. En daar ligt dan ook precies de kern van het dit artikel. Het maakt niet uit of 5S je startpunt is of een ABC analyse. Of wellicht zelfs een usability onderzoek van een IT systeem. Het gaat om het concept, de achterliggende principes. Niet om de specifieke tools die Toyota destijds heeft bedacht. Gebruik de principes, gebruik het 5S concept en bedenk je eigen toepassingen! Blijf niet krampachtig vasthouden aan ‘hoe 5S hoort te zijn met gele lijnen en schaduwborden’! Continuous Improvement is altijd maatwerk!

Voor meer algemene informatie over 5S lees je: De toepasbaarheid van 5S